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https://d1y502jg6fpugt.cloudfront.net/43025/archive/files/d5ebe2b5a33a1d9414d01a2866a1b486.pdf?Expires=1712793600&Signature=rGs9-5vw-YVPzxFlO9I2OwtVNtBrPM8tN4AMOtYQrcmTDUgLS4rKU2g3wmUY68GatSvlWpEEcxIMdT9jfNSIdeoUrgd3RffMTZbrpLP5xig1pnoiUE8v-sGWgLCR5gqL4hNZv651wAKRYT5-YUQZ91xYaGLvNjCYz1oRtTXbIfpd%7Ew0%7EZGk3eP2CK7kEQ5ToH2kHj0lH1ciimrl2Q1Cb-%7Et-HjAAe5jzGyH0G9d9f3FLg%7EZOfP9Cw5KAgS4PXJWeAuK9aHU0jAWq1v8J9uuoEKlg2OqWyBq7ySfM29NbA%7EmOkwR1a6XO4smAaMG%7E49GePoubiHXS1DM74fUPp9eiaA__&Key-Pair-Id=K6UGZS9ZTDSZM
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Manual de Catalogación
Archivo Digital
Comunitario
de Culebra
Una guía para la descripción
de los recursos de la colección
�Manual de Catalogación
Archivo Digital
Comunitario
de Culebra
Una guía para la descripción
de los recursos de la colección
2
�Fundación de Culebra
P.O. Box 331
Culebra, PR 00775
Museo Histórico de Culebra “El Polvorín”
Carr. 251 en dirección hacia Playa Zoní
Lado izquierdo, luego del cementerio
Información de contacto
Teléfono: 787 617 8517
Página web: www.fundacióndeculebra.org
Correo electrónico: fundaciondeculebra@gmail.com
Editor:
Dr. Joel A. Blanco Rivera
Colaboradores:
Mariangelí Lugo Zayas
José Morales Benítez
Diseño:
Mariangelí Lugo Zayas
José Morales Benítez
Directora de
Fundación de Culebra
Directora del Museo:
Luz Rivera
Sonia Arocho
3
�CONTENIDO
MENSAJE DE LA DIRECTORA DE LA FUNDACIÓN DE CULEBRA ................................................................................ 5
SOBRE EL PROYECTO ARCHIVO DIGITAL COMUNITARIO DE CULEBRA .................................................................... 6
INTRODUCCIÓN AL MANUAL DE CATALOGACIÓN .................................................................................................. 7
GUÍA PARA LA CATALOGACIÓN DE RECURSOS ....................................................................................................... 8
CREACIÓN DE REGISTROS EN OMEKA .................................................................................................................. 15
APÉNDICES........................................................................................................................................................... 20
APÉNDICE A. VOCABULARIO CONTROLADO PARA ITEM TYPE ............................................................................................ 21
APÉNDICE B. ESQUEMA PARA LA CREACIÓN DEL IDENTIFICADOR DE CADA RECURSO ............................................................... 23
REFERENCIAS ....................................................................................................................................................... 24
4
�Mensaje de la Directora de la Fundación
de Culebra
[Añadir el mensaje de la directora]
5
�Sobre el proyecto Archivo Digital
Comunitario de Culebra
[texto]
6
�Introducción al manual de catalogación
El presente documento compone el Manual de Catalogación que recogerá la normativa para la
descripción de los recursos del Archivo Digital Comunitario de Culebra. Fue elaborado como parte
del curso La Biblioteca Digital por Mariangelí Lugo Zayas y José Morales Benítez, estudiantes de la
Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información de la Universidad de Puerto Rico,
Recinto de Río Piedras.
El manual fue redactado para identificar y explicar los procedimientos de catalogación que
deberán seguir todas las personas que colaboren en el proceso. Es fundamental que se utilice el
mismo como guía para catalogación de los materiales del archivo.
Definición y objetivos de la Catalogación
Catalogación es el proceso que utiliza cualquier centro de información, que puede ser una
biblioteca, archivo, museo, entre otros, para describir un recurso. Los objetivos de la catalogación
son:
1. Uniformar el procedimiento de descripción
2. Organizar los recursos que tiene el archivo y tener registro de éstos.
3. Facilitar la búsqueda y acceso a los recursos.
¿A quién se dirige este Manual?
En el proyecto del Archivo Digital Comunitario colabora todo tipo de voluntarios de la isla municipo
de Culebra, incluyendo estudiantes de escuela superior y personas de la comunidad en general.
Considerando esta realidad, el manual se ha desarrollado con un lenguaje sencillo, que todos los
voluntarios pueden comprender y seguir, aún cuando no tengan un trasfondo de trabajo en
ambiente bibliotecario o de archivo.
Herramientas necesarias para el trabajo de catalogación
Para almacenar los registros que se realicen con la catalogación de los recursos, el proyecto
utilizará Omeka, una plataforma digital que permite la creación de archivos digitales. Sin embargo,
este manual está preparado para ser utilizado con cualquier otra plataforma. Para conocer en
detalle cómo se maneja la plataforma véase la sección de este manual bajo el título Programa
OMEKA.
7
�¿Cuántas personas estarán colaborando en el trabajo?
No existe limitación alguna a las personas que puedan colaborar con el trabajo. Sin embargo, sí
puede estar sujeto a la disponibilidad de equipos electrónicos, y la conexión a Internet.
El horario de trabajo para los voluntarios del archivo se establecerá de acuerdo a su disponibilidad
y compromiso con el proyecto. Es fundamental que se designe a una persona responsable de dar
continuidad all proyecto en general, y a coordinar las tareas de los voluntarios.
Es esencial que el personal que labore en el área de catalogación se familiarice con el contenido
de las colecciones. Esto porque la fuente principal de información para describir el recurso será el
recurso en sí. Cada voluntario tiene la responsabilidad y el compromiso de culminar sus tareas tal
y como hayan sido designadas por la persona encargada del proyecto.
Usuarios y visitantes
La naturaleza de nuestra colección y archivos es de temática histórica, específicamente sobre la
isla municipio de Culebra. Se espera que las personas que se presenten tanto física o
electrónicamente sean investigadores, estudiantes o ciudadanos interesados en conocer más
sobre la historia del municipio.
Guía para la catalogación de recursos
La catalogación de los recursos se realiza completando una serie de tareas, en ocasiones
repetitivas, llenando los elementos que juntos conforman el registro de cada recurso. Esta
descripción que se hace de un recurso -que puede ser un objeto, documento, imagen, entre otroses lo que hará posible que, al buscar en la base de datos que contiene todos los registros, el usuario
encuentre lo que está buscando. El objetivo de elaborar una guía como ésta es, precisamente,
poder uniformar el proceso de descripción y mejorar la búsqueda para los usuarios.
Para este proyecto esa serie de tareas se efectuarán utilizando la plataforma digital Omeka, el cual
incluye campos de descripción para cada recurso que se publique en el archivo digital. Estos
campos de descripción, llamados elementos, son definidos por Dublin Core, un esquema
empleado mayormente para la descripción de recursos digitales. Este esquema incluye una serie
de elementos que debemos formular para cada recurso. El conjunto de todos esos elementos
crea un registro para cada recurso.
8
�Para facilitar la uniformidad en la catalogación de los recursos, hemos dispuesto unas categorías
dentro de los elementos que son mandatorio y opcional. Esto así para acomodar las necesidades
de tiempo y número de voluntarios que en un momento determinado estén disponibles para
realizar las catalogaciones. Serán mandatorios aquellos elementos de descripción que
obligatoriamente se incorporen en todo recurso. Éstos suponen las descripciones mínimas que
todo recurso debe tener. Los elementos marcados como opcionales serán aquellos que,
dependiendo de la naturaleza del recurso y/o de razones de tiempo y recursos humano, pueden
o no ser incluidos en el registro.
Finalmente, es necesario que todas las personas que colaboren en el proyecto utilicen un
vocabulario uniforme al formular las catalogaciones. Esta es la razón de ser de lo que llamamos
vocabulario controlado. Es una forma de organizar la información, recuperando palabras o frases
de unas listas predeterminadas para que, al momento de redactar la descripción, no haya
ambigüedad en términos de búsqueda o al menos se reduzca la posibilidad de ambigüedad. En
este manual se mostrarán los casos en que se necesite utilizar vocabulario controlado.
A continuación, encontrarán la lista de elementos seleccionados, con una pequeña definición1 de
cada uno para un mayor entendimiento. Cada elemento tendrá identificado claramente la
categoría a la que pertenecen.
∞∞∞
Contributor / Colaborador
Definición:
Se refiere a la persona, organización o entidad responsable de realizar
contribuciones significativas al recurso.
Uso:
Opcional.
Comentario:
Cada colaborador será identificado por separado. En el caso de nombres
personales, se registrará apellidos primero y luego el nombre. Irá separado de
una coma (“,”) y un espacio entre el apellido y el nombre. Este formato se
utilizará cada vez que sea necesario registrar un nombre, independientemente
del elemento en el que estemos trabajando.
Para las organizaciones o entidades, se registrará el nombre tal y como aparece
en el recurso.
Luego del nombre, debe identificar qué tipo de colaboración contribuyó al
recurso entre paréntesis, separado por un espacio luego del nombre.
1
Definiciones fueron tomadas y adaptadas de la página electrónica de Dublin Core: http://dublincore.org.
9
�Si no se puede identificar ninguna persona, organización o entidad que haya
realizado contribuciones al recurso, el elemento se deja en blanco.
Ejemplos:
Rivera Rivera, Juan (editor)
Coverage / Cobertura
Definición:
Es el tema espacial o temporal del recurso, aplicabilidad espacial del recurso o
jurisdicción donde el recurso es relevante.
Uso:
Opcional.
Comentario:
Tema espacial hace referencia a la localización del evento donde se llevó a cabo el
recurso. Se recomienda utilizar este elemento para registrar el barrio o sector
donde ocurrió lo documentado por el recurso. Para mantener uniformidad, se
colocará el nombre del lugar, nombre del pueblo y las siglas del país entre
paréntesis.
Si se desconoce nombre del lugar, puede obviarse el mismo.
Ejemplos:
Barrio Flamenco, Culebra (P.R.)
Barrio Playa Sardinas I, Culebra (P.R.)
Creator / Creador
Definición:
Entidad, persona u organización responsable de crear el contenido del recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
Cada nombre identificado como creador del recurso será registrado por
separado. Se seguirán las reglas para el registro de nombres personales y de
organizaciones tal y como lo expuesto bajo el elemento Colaborador.
Es importante enteder que el creador del recurso puede ser la persona que tomó
la foto, que escribió un documento, entre otros, y no la persona que ha realizado
la digitalización del material.
Si el recurso no permite identificar su creador, se escribirá "Desconocido."
Deberá incluirse un punto final luego de cada nombre personal o de organización.
Ejemplos:
Feliciano Encarnación, Ramón.
Fundación de Culebra.
10
�Date / Fecha
Definición:
Momento en el tiempo asociado al evento en que ocurre o se crea el recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
Deberá registrarse la fecha de creación del recurso en el formato en número
arábigos para año, mes y día (AAAA-MM-DD), separados por un guión.
Si se desconoce la fecha de creación, se escribe "Fecha desconocida."
Ejemplos:
2001-01-06
Description / Descripción
Definición:
Pequeño resumen que se hace del contenido del recurso, que explica de qué
trata.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
La descripción debe incluir oraciones completas -no frases-. Puede utilizarse en
todo tipo de recurso: documento, imagen, fotografía, video, entre otros.
El resumen se hará en los idiomas inglés y español, y la entrada de cada una se
hará por separado.
Ejemplos:
Título del recurso: Educando, cuidando y conservando el mar con CORALations
Descripción: El artículo narra la historia de la organización y cómo provee
servicios de educación ambiental para los niños de Culebra. Identifica la oferta de
proyectos que mantiene en la isla municipio y las actividades de protección
ambiental que promueve.
Description: The article narrates the history of the organization and how it
provides environmental education services for the children of Culebra. It
identifies the projects offered in the island and the activities promoting
environmental protection.
Format / Formato
Definición:
Uso:
Comentario:
Ejemplos:
Se refiere al formato de recurso, el medio físico o las dimensiones del recurso.
Mandatorio.
Para este proyecto nos enfocaremos en el formato del recurso digital.
.jpg
.mp3
.pdf
11
�Identifier / Identificador
Definición:
Es el nombre o grupo de caracteres que sirven de referencia e identifican recurso
dentro de la colección. El mismo es único para cada recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
El esquema a seguir para identificar de un modo único cada material de la
colección será el que se detalla en el Apéndice B.
Ejemplos:
PR FC CJR 0001
Language / Idioma
Definición:
Hace referencia al idioma del contenido del recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
El idioma del recurso debe estar escrito en inglés y español, separados
únicamente por un guión.
Ejemplos:
español-Spanish
inglés-English
francés-French
Publisher / Publicador o casa editorial
Definición:
Es la persona, organización o entidad responsable de hacer el recurso disponible.
Uso:
Opcional.
Comentario:
El nombre del publicador o casa editorial debe registrarse tal y como aparece en
el recurso original. Deberá añadir el lugar de procedencia del recurso.
Si el material no indica nombre de publicador, el elemento se deja en blanco.
Ejemplos:
El Nuevo Día (P.R.)
Bulletin of the American Geographical Society (U.S.A)
Rights / Derechos de autor
Definición:
Hace referencia a la información acerca de los derechos sobre el recurso o ítem
original.
12
�Uso:
Mandatorio.
Comentario:
En este elemento de debe plasmar la declaración sobre derechos de autor
asociada a cada recurso.
Ejemplos:
Derechos reservados por la Fundación de Culebra.
Subject / Tema
Definición:
Es en este campo que se colocan los temas a los que alude el recurso descrito.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
Se recomienda utilizar la lista de encabezamientos de materia publicada por la
Biblioteca del Congreso (Library of Congress Subject Headings)2. Esta lista ofrece
el vocabulario controlado necesario para mantener uniformidad en la asignación
de materias.
Las materias se registrarán en español y en inglés.
Se identificará un máximo de dos (2) materias por recurso.
Para materias que contienen una subdivisión, se utilizará el formato espacio, dos
guiones, espacio).
Nota: En Omeka, se utlizará la opción de "tags" en vez del campo de "Subject."
Esto facilitará el que el usuario pueda acceder a recursos de un mismo tema.
Ejemplos:
Carnival
Municipal government
Carnaval
Administración municipal
Title / Título
Definición:
Se refiere al nombre por el cual el creador identifica el recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
Deberá utilizarse el nombre que aparece en el recurso.
Cuando el recurso no tenga título, el catalogador deberá proveerlo y lo colocará
entre corchetes [ ]. El título provisto debe guardar relación con el contenido del
recurso.
2
Para acceder a la lista de encabezamientos de materia de la Biblioteca del Congreso, visite la siguiente dirección
electrónica: http://authorities.loc.gov.
13
�Sólo irá en letra mayúscula la primera letra del título, excepto si contiene
nombres propios, los cuales también se escribirán en letra mayúscula en su
primera letra.
Ejemplos:
Carta al presidente de Air Flamingo
[Foto de atardecer en Playa Flamingo]
Type / Tipo
Definición:
Descripción de la naturaleza del contenido del recurso.
Uso:
Mandatorio.
Comentario:
Para este elemento, se utilizará el vocabulario controlado establecido por la
plataforma Omeka. El Apéndice A presenta las definiciones de los tipos de
recursos.
En Omeka, no se utilizará el campo "Type", sino que se seleccionara de la lista
disponible en "Item Type Metadata" (Ver paso 4 en la sección "Creación de
Registros en Omeka.")
Ejemplos:
Text
Still image
14
�Creación de registros en Omeka
A continuación se describen los pasos para catalogar un recurso utilizando la plataforma Omeka.
Cada voluntario debe tener una cuenta en Omeka para poder crear los registros. La cuenta es
creada por la administradora de la inscripción en la plataforma.
1. Acceder a Omeka con su cuenta de usuario.
Al acceder a Omeka con su cuenta encontrarán la siguiente pantalla:
2. Escoger la opción "Items."
Esta opción la ven en el menú a la izquierda. Al oprimir "Items", aparecerá la siguiente pantalla:
Para crear un registro nuevo, oprime "Add an item." Aparecerá la siguiente pantalla:
15
�16
�3. Catalogación del recurso
Llenar los elementos siguiendo la guía de catalogación presentada en este manual. Si necesita
repetir un elemento, oprima "Add input" en el elemento correspondiente.
17
�4. Especificar tipo de recurso
Seleccionar "Item Type Metadata", localizada al lado de "Dublin Core" en el menú superior.
Aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionar el tipo de recurso de la lista disponible en "Item Type" (Bajo "Select Below"). Ver el
Apéndice A para la definición de los tipos de recurso.
5. Añadir recurso digitalizado
Seleccionar "Files," localizada al lado de "Item Type Metadata" en el menú superior. Aparecerá
la siguiente pantalla:
18
�Oprima el botón "Choose File," y seleccione el documento digital relacionado a la catalogación.
Si el registro tiene más de un documento, oprima "Add Another File".
6. Palabras clave
Seleccione "Tags," localizada al lado de "Files" en el menú superior. Escribir las palabras clave
relacionadas al recurso que está catalogando (ver instrucciones de "Subject" en este manual).
Separar cada palabra clave con una coma (",").
Oprima el botón "Add item."
19
�Apéndices
20
�Apéndice A. Vocabulario controlado para Item Type
A continuación, encontrará la definición de cada valor para el elemento Item Type, según lo
define Omeka.
Item Type
Text
Moving Image
Oral History
Sound
Still Image
Website
Event
Email
Lesson Plan
Hyperlink
Person
Interactive
Resource
Dataset
Definition
A resource consisting primarily of words for reading. Examples include
books, letters, dissertations, poems, newspapers, articles, archives of
mailing lists. Note that facsimiles or images of texts are still of the genre
Text.
A series of visual representations imparting an impression of motion when
shown in succession. Examples include animations, movies, television
programs, videos, zoetropes, or visual output from a simulation.
A resource containing historical information obtained in interviews with
persons having firsthand knowledge.
A resource primarily intended to be heard. Examples include a music
playback file format, an audio compact disc, and recorded speech or
sounds.
A static visual representation. Examples include paintings, drawings, graphic
designs, plans and maps. Recommended best practice is to assign the type
Text to images of textual materials.
A resource comprising of a web page or web pages and all related assets (
such as images, sound and video files, etc. ).
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides
descriptive information that is the basis for discovery of the purpose,
location, duration, and responsible agents associated with an event.
Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day,
performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
A resource containing textual messages and binary attachments sent
electronically from one person to another or one person to many people.
A resource that gives a detailed description of a course of instruction.
A link, or reference, to another resource on the Internet.
An individual.
A resource requiring interaction from the user to be understood, executed,
or experienced. Examples include forms on Web pages, applets, multimedia
learning objects, chat services, or virtual reality environments.
Data encoded in a defined structure. Examples include lists, tables, and
databases. A dataset may be useful for direct machine processing.
21
�Item Type
Physical Object
Service
Software
Definition
An inanimate, three-dimensional object or substance. Note that digital
representations of, or surrogates for, these objects should use Moving
Image, Still Image, Text or one of the other types.
A system that provides one or more functions. Examples include a
photocopying service, a banking service, an authentication service,
interlibrary loans, a Z39.50 or Web server.
A computer program in source or compiled form. Examples include a C
source file, MS-Windows .exe executable, or Perl script.
22
�Apéndice B. Esquema para la creación del
identificador de cada recurso
Se ha creado un esquema de nombramiento de los materiales del archivo para mantener
uniformidad al momento de asignar el nombre. Este esquema se debe utilizar también para el
nombramiento de los documentos digitales (filename). El esquema es el siguiente:
PR FC [Iniciales de colección] [número de documento]
Donde PR es Puerto Rico, y FC es Fundación de Culebra.
Por ejemplo, para un documento de la Colección Juan Romero, el identificador será:
PR FC CJR 0001
El documento digital se almacenará en la computadora de la siguiente manera:
pr_fc_cjr_0001.jpg
23
�Referencias
Community Archives and Heritage Group. (2017). Cataloguing guidelines for community archives.
Recuperado el 16 de enero de 2018, desde la página electrónica de Community Archives
and Heritage Group: http://www.communityarchives.org.uk/wpcontent/uploads/2017/07/community_archives_cataloguing_guidelines_v2.pdf.
Corporation for Digital Scholarship. (2018). Omeka.net User Guide for Archivists. Recuperado el
14 de enero de 2018, desde la página electrónica Omeka: http://info.omeka.net/wpcontent/uploads/2014/10/omeka.net_user_guide_for_archivists.pdf.
Curso Introducción a la curaduría digital. (s.f.). Colección de contenidos web sobre la situación
actual de la Universidad de Puerto Rico en el 2017: Guía de metadatos [documento PDF].
Dublin Core Metadata Initiative. (s.f.). Revisado el 14 de enero de 2018, desde la página
electrónica de Dublin Core Metadata Initiative: http://dublincore.org.
Glasgow City Archives. (2017). Caring for community archives. Recuperado el 16 de enero de
2018, desde la página electronica de Community Archives and Heritage Group:
http://www.glasgowlife.org.uk/libraries/the-mitchelllibrary/archives/Documents/10038_Caring%20for%20Community%20Archive.pdf.
How to Create a User Manual. (2017). Recuperado el 14 de enero de 2018, desde la página
electrónica WikiHow: https://www.wikihow.com/Create-a-User-Manual.
Museums of Australia. (2009). The small museums cataloguing manual: A guide to cataloguing
object and image collections. Recuperado el 5 de febrero de 2018, desde la página
electronica de Museums of Australia (Victoria):
https://mavic.asn.au/assets/Small_Museums_Cataloguing_Manual_4th.pdf.
24
�
Text
A resource consisting primarily of words for reading. Examples include books, letters, dissertations, poems, newspapers, articles, archives of mailing lists. Note that facsimiles or images of texts are still of the genre Text.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Manual de Catalogación